vistrax Software
HAUPTANWENDUNG
Die Hauptanwendung ist die zentrale Verwaltung von vistrax. Hier verwalten Sie Besucher, Besuche, Besucherausweise, Stammdaten und Einstellungen und dokumentieren alle Vorgänge auditfähig.
Ein System für den Empfangsalltag
Die Hauptanwendung unterstützt das Empfangsteam dabei, Besucher schnell zu erfassen, Besuche zu prüfen, Besucherausweise auszugeben und alle Vorgänge auditfähig zu dokumentieren.
1. Besucher vorbereiten
2. Besuch verwalten
3. Besuch auditfähig dokumentieren
Ein typischer Besucherprozess mit der Hauptanwendung
Die vistrax Hauptanwendung unterstützt den Empfang bei allen zentralen Schritten des Besucherprozesses: von der Vorbereitung eines Besuchs über den Check-in vor Ort bis zur auditfähigen Dokumentation.
1. Überblick behalten
Der Empfang sieht auf einen Blick, welche Besuche geplant sind, welche Personen sich aktuell am Standort befinden und welche Besuche bereits abgeschlossen sind.
Zusätzlich können relevante Voraussetzungen wie gültige Signaturen, Unterweisungen oder noch ausstehende Rückgaben von Leihgegenständen geprüft werden. Besucher, die sich selbstständig ausgecheckt haben, können nach Abschluss des Besuchs aus der aktiven Übersicht entfernt werden. Über die Sperrliste lässt sich der Zutritt gesperrter Personen oder Unternehmen bei zukünftigen Besuchen einschränken.
2. Besuch vorbereiten
Besuche können vorab in der Hauptanwendung angelegt werden. Dabei werden relevante Informationen wie Besuchername, Unternehmen, Ansprechpartner, Besuchsgrund und Besuchszeitpunkt erfasst.
Auf Wunsch versendet vistrax automatisch konfigurierbare Einladungen per E-Mail an den Besucher und den Ansprechpartner. Einladungen können zusätzliche Informationen enthalten, zum Beispiel Kontaktdaten, Kalenderdateien, PDF-Anhänge sowie einen QR-Code oder Barcode für den späteren Self-Service-Check-in am Kiosk.
3. Besucher empfangen
Beim Eintreffen begrüßt der Empfang den Besucher und öffnet den vorbereiteten Besuch in vistrax. Alle für den Besuch relevanten Informationen stehen damit unmittelbar zur Verfügung – darunter Besuchsanlass, Ansprechpartner, geplanter Aufenthaltsort, Verpflegung, Fahrzeugdaten und weitere hinterlegte Informationen. Zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten zum Besuch können direkt im Freitextfeld eingesehen werden.
Bei angebundener IP-Telefonanlage ruft der Empfang den Ansprechpartner direkt aus vistrax an und informiert ihn über die Ankunft seines Besuchers.
4. Besucherausweis drucken
Der Empfang druckt den für die jeweilige Besuchergruppe vorgesehenen Besucherausweis aus. So können beispielsweise externe Dienstleister, Geschäftskunden oder sicherheitskritische Besucher durch unterschiedliche Ausweisarten eindeutig gekennzeichnet werden.
Optional können QR- oder Barcodes auf dem Besucherausweis hinterlegt werden. Diese ermöglichen in einem späteren Prozessschritt – sofern freigegeben – den selbstständigen Check-out am Barcode-Scanner oder Kiosk.
5. Bestätigungen einholen
Abhängig von der Besuchergruppe und Sprache kann der Empfang die vorgesehenen Dokumente und Vorgaben aufrufen. So können beispielsweise für Besucher mit Produktionszugang andere Sicherheits-, Hygiene- oder Verhaltensrichtlinien gelten als für Geschäftskunden ohne Zugang zu betrieblichen Bereichen. Auch Vertraulichkeitsvereinbarungen wie NDAs oder Leihgegenstände lassen sich dem jeweiligen Besucherprozess zuordnen.
Erforderliche Bestätigungen können digital über ein Unterschriften-Pad erfasst werden. Auf dem Unterschriften-Pad wird der zugehörige Referenztext angezeigt und anschließend die Unterschrift des Besuchers aufgenommen. Ist keine digitale Unterschrift vorgesehen, können die erforderlichen Dokumente oder Nachweise alternativ durch den Empfang auf Sicht geprüft werden.
6. Check-in abschließen
Der Empfang schließt den Check-in ab und übergibt dem Besucher den vorbereiteten Besucherausweis. Optional informiert vistrax den Ansprechpartner automatisch per E-Mail über die Ankunft seines Besuchers.
Im Kern standardisiert – im Detail flexibel
Rollen, Berechtigungen und Einstellungen lassen sich in vistrax flexibel konfigurieren. Dadurch können unterschiedliche Standorte, Besuchergruppen und branchenspezifische Anforderungen innerhalb von vistrax abgebildet werden.
Passt die Hauptanwendung zu Ihrem Besucherprozess?
Die Hauptanwendung richtet sich an Unternehmen, die ihren Empfang standardisieren, Besucherdaten in der eigenen IT-Infrastruktur speichern und relevante Vorgänge nachvollziehbar dokumentieren möchten.
